昨今，政府や国の機関が公文書を「既に廃棄してしまった。」「そもそも存在しない。」などといって，しばしば問題化していますね。
ちなみに，裁判所における民事訴訟記録の保存期間は，事件終了（確定）から５年です。保存期間を経過すると廃棄（焼却ないし溶解処分）します。
勿論，保存期間を経過したら必ず廃棄しなければならないわけではなく，社会的・歴史的意義のある事件記録などは特別に保存に付されることになっています。ただ，その辺りが杜撰で，重要と思われる事件記録が結構廃棄されていて，少し前にも問題にされていましたね。
判決原本や和解調書などの一定の重要書類は，５０年や３０年などそれなりに長い期間保存することになっています。
そのため，当該書類部分のみ事件記録から分離するのですが，そこは裁判所とはいえ人間のやること，外し忘れもままあります。
自分が勤務したいくつかの庁でも，記録自体がなかったり，分離した判決原本がなかったりなどということは普通にありました。
訴訟手続も，もっとＩＴ化が進んで，どんな書類も当然電子データで保存することになれば，こういう問題も解決していくのでしょうかね。