最近、各地の裁判所で、事件記録を廃棄してしまったとしてニュースになっていますね。１つの裁判所で問題になった後、なぜか立て続けに不適当な記録廃棄が発覚しています。
終結した事件の保存や廃棄については、保存規程や通達で事細かに決まっています。
民事事件で言うと、判決や和解調書などの重要な書類は、事件記録本体から分離して５０年とか３０年保存することになっていますが、事件記録そのもの（つまり、訴状や準備書面、書証など）は、事件終了後５年で廃棄することが原則となっています。
裁判という重要な手続きの書類の割に随分早いなと驚かれる方も少なくありません。なので、最近問題になっている件の多くは、原則どおり処理（廃棄）をしただけで、間違った処理ではないのでしょう、不適当というレベルですね。
ただ、こんなときのために、重要な記録はもっと長い期間保存しておけという趣旨で、特別保存という手続きもあります。これが上手く機能していなかったんですね。
余談ですが、私が勤務した多くの庁に、「事実上」何年間も特別保存されている事件記録がありました。
その理由は、記録が厚すぎて中身の確認がしづらく、代々の担当者が触れないようにずっとしていた・・・等々様々でした。もう紙がすべて茶色になり、水分が抜けてスカスカなものもありました。
そんな中、あるとても古い事件記録（事件内容は覚えていません。）の中に、「高橋是清」の名が出てきたときは、かなり驚いたことを覚えています。